一场会议开始正式举办后,就进入了会议期间管理的环节。一般来说,行政人员在会议期间的管理工作主要包括以下内容。
1.会议签到
为了准确了解与会人员的出席情况,在会议开始时,行政经理要吩咐会议人员做好入场签到工作,统计好出席、列席和缺席人数。
2.接待与会人员
负责人要安排接待人员做好相关工作。对于大型会议,在必要的情况下,会议负责人可能要亲自接待来宾。在接待与会人员时,行政人员要注意接待礼仪、规格等。
3.管理会议资料
当会议资料较多时,资料的管理也成为会议工作中的难点。会议工作人员不仅要将资料分类,还要掌握好资料的剩余量,做到对会议资料心中有数。
4.跟踪会议进程
当会议议程发生变化时,行政人员要及时通知每一位与会人员,对于无法处理的问题,会议负责人和会议工作人员要及时进行协调。会议工作人员还要记录会议期间的电话、传真,做到及时处理各类信息。
5.做好会议记录
在会议期间,会议工作人员还要安排好人员如实做好会议记录,记录的措辞要符合实际且简明扼要。
6.保障现场通信畅通
在会议中,保持通信畅通是开好会议的基本条件。因此,会议负责人在选择开会地点时,应重点考虑通信条件。对于需要做好保密工作的会议,可以规定与会人员在一定时间内不得与外界联系,但必须保证会议内部之间的通信畅通。
7.会议保密措施
在实际工作中,有些会议是需要做好保密措施的。比如,产品鉴定会一般会涉及公司的研发机密,在这种情况下,会议的保密工作就显得十分重要了。为此,会议负责人和会议工作人员要做好会议现场的保密工作,严格执行企业有关保密工作的规定。
8.协助做好新闻报道工作
一些具备一定社会影响力的会议,也常常为新闻界所关注与报道。对此,会议工作人员应根据会议的纪律、规定和会议负责人的指示,协助记者等新闻媒体从业者做好报道工作。
9.举办会议活动
这主要包括会议参观活动和会议文体活动。会议参观活动是把参观会议本身作为主要内容,以增加与会人员的感性认识,或者是在会议休闲期间组织相关参观活动;会议文体活动是为了活跃会议气氛,在会议间歇时间组织与会人员欣赏电影、戏剧、曲艺等。
10.做好会议后勤工作
这主要包括安排与会人员食宿和交通、组织会议安保、进行会场清洁等。
11.处理会议突发事件
在会议期间若发生意外事件,会议工作人员则应首先尽快通知相关责任人,并立刻调动相关资源予以处理,必要情况下,及时通知上级领导,反映间题,并征求相关处理意见。
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