如何进行多项目管理？
很多项目经理只负责一个项目往往是一种奢侈，经常是管理多个项目，甚至是毫不相干的项目，多项目管理并不是增加了一个项目那种工作量的增加，更多的事是1 1>2的成倍的工作量和需要操心的事情增加。
如何做好多项目管理，不是一件简单的事情，需要考虑的维度很多，经常会出现各种问题：
1. 资源竞争问题：资源的短缺或冲突可能会导致项目延期；
2. 综合规划难度大：项目之间的复杂度和联系可能会使规划更加困难；
3. 风险管理问题：一个项目发生问题可能会对其他相关项目带来影响；
4. 组织结构不协调：团队可能会错失合作机会，降低整体效率，造成合作难度；
5. 管理团队分散：团队可能会无法相互支持和协作，影响多项目整体进程；
6. 输出成果复杂：由于多个项目的相关性，项目成果的交付更加复杂；
7. 进度控制困难：工期控制可能会被多个项目的相互关系所复杂化，导致难度大；
8. 知识管理难度高：在多项目管理中，各个项目之间的知识无法共享或流通，可能会增加难度；
9. 计划冲突问题：不同项目的计划可能会相互冲突，导致工期无法统一安排，违背整个多项目的计划；
10. 质量管理多元化难度大：不同项目可能会有很大的差异，使得团队需要管理唯一的质量标准更加困难。
今天分享给大家多项目管理的一些思路。供大家参考
1. 明确项目优先级：
首先需要对所有的项目进行评估，确定它们的重要性和紧迫程度，并确定项目之间的相对优先级。高优先级项目获得更多的关注和资源，这将有助于避免将时间和精力浪费在不太重要的项目上，从而使时间分配更有效，避免项目间资源冲突。
一个公司可能有多个项目需要同时处理，比如新产品开发、市场推广、客户服务、内部系统升级等。首先需要对每个项目进行评估，确定它们的重要性和紧迫程度。
例如，新产品开发可能是公司未来的核心业务，因此是高重要性和紧迫性的项目，需要获得最高的优先级；市场推广可能是增加收入和品牌知名度的关键，因此也是高优先级项目；而内部系统升级可能是为了提高效率和降低成本，对业务影响相对较小，因此是较低优先级项目。确定了每个项目的相对优先级后，就可以按照优先级顺序安排工作，避免项目之间资源冲突，提高工作效率和成果。
2. 制定个人工作计划：
根据项目优先级和进度安排，制定自己的工作计划和时间表，明确工作重点和要完成的里程碑，合理安排工作时间，避免时间上的冲突和错位。制定工作计划可以帮助你掌握所有项目的整体情况，确定工作重点和进度，防止进度延误。
假设你有3个项目需要负责:
项目a:coding阶段,需在本月底完成,里程碑是15日完成module 1,25日完成module 2。
项目b:测试阶段,需在下月初完成,你需要在本月参与用例设计与评审,预计需5天。
项目c:需求评审阶段,需在本月中旬进行评审会议,你需要提前3天准备相关资料。
根据以上项目进度,你的个人工作计划可以制定如下:
本月工作重点:项目a的module 1与2开发
第一周:
1-5日: 项目a开发module 1,项目c需求评审资料准备
6-7日:项目a开发module 1
8日:项目c需求评审会议
第二周:
9-12日:项目a开发module 2
13-15日:项目b用例设计评审
16-20日:项目a开发module 2
第三周:
21-25日:项目a开发module 2
26-31日:项目b用例修订
可以看到,根据项目进程与优先级,你制定了三周的详细工作计划,明确了工作重点与各项目的具体工作日,同时兼顾了所有项目的工作demand与里程碑,合理安排了时间,避免了工作的冲突与错位。
如果某一天无法完成工作,还可以及时调整计划,重新平衡工作量。
个人工作计划的制定可以最大限度发挥工作时间的效率与效果,特别适用于负责多个项目的工作模式。但是计划的实施还是需要一定灵活性,需要结合实际工作进展与项目变化进行动态调整与优化。
个人工作计划的制定考虑项目特点与需求—>确定工作重点—>进行时间分配与安排—>制定详细日程并控制进度,这是一个反复运作的过程,需要不断改进与优化。个人工作计划是多项目管理的基础。
3. 约束任务数量：
适当约束接手项目的数量，避免工作负荷过重而难以高效执行，合适地分配工作任务可以提高工作效率和质量。同时可以考虑协调其他人与你共同分担部分项目工作，共同完成项目的工作。
假设你作为项目经理,下属有3个项目团队,现有2个新项目(项目d和项目e)需要启动。
根据以往项目经验,每个项目团队可以高效完成的项目上限是:
项目团队1:2个项目
项目团队2:3个项目
项目团队3:1个项目而你作为项目经理,要兼顾各项目的沟通、协调和管理工作,一次可以有效管理的项目数量上限是4个。
那么面对2个新项目的启动,你的处理思路可以是:
1)首先检查现有项目组合情况:
项目团队1负责项目a和项目b,处于正常进展中;
项目团队2负责项目c、项目d和项目e,项目c & d正处于测试阶段;
项目团队3仅负责项目f, coding阶段;
项目经理直接管理项目a、b、c、d共4个项目。
2)根据项目团队和个人的任务量上限,你不能再直接管理新的项目,所以需要进行重新调整:
项目d交由项目团队3负责,项目团队3的任务量符合上限;
项目e可以跟项目a进行工作或里程碑的一部分整合,项目团队1具有余力,项目经理的直接管理项目数维持不变。
3)如果以上安排还是超过限制,可以考虑引入新的项目团队或人员与你分担部分项目管理工作,以确保项目可以高质量地执行。
总之,在多项目管理中,合理约束与分配任务数量是关键。需要根据项目特点与需要,结合团队和个人的管理能力,使项目与资源达到最优匹配。
如果出现超限的情况,则需要调整任务安排或引入新的资源与你共同协作。适当授权也可以减轻你的工作压力。
4. 进行任务归类：
对各项目的任务进行功能归类，相关的任务集中处理，可以减少思维切换的次数和强度，提高工作效率，流程规范，有助于让你快速地适应每个项目。
假设你负责3个项目:
项目a:crm系统开发,包含需求分析、程序设计、测试用例设计等任务。
项目b:产品研发,包含市场调研、特征设计、结构设计、原型设计等任务。
项目c:团队建设,包含招聘员工、制定规章制度、组织团建活动等任务。
这3个项目的任务类型比较混杂,会导致你反复切换思维模式,难以投入,效率较低。
那么你可以将这些任务进行如下归类:
1)需求类:项目a的需求分析,项目b的市场调研
2)设计类:项目a的程序设计,项目b的特征设计、结构设计、原型设计
3)管理类:项目c的招聘员工、制定规章制度、组织团建活动然后你可以按分类 集中地处理这些任务:
第一天:处理需求类任务,完成项目a需求分析和项目b市场调研。
第二天:处理设计类任务,完成项目a程序设计和项目b结构设计。
第三天:处理管理类任务,完成项目c的员工招聘与规章制定。
通过这种分类思维与工作模式,可以减少不同任务之间的切换,提高工作集中度,大幅度提升工作效率与效果。而当你再遇到新的项目或任务时,也可以快速找到对应的分类,采取分类驾驭的方法,实现多项目管理。
任务归类有助于发展专业能力,培养专注的工作习惯。通过分类管理不同项目的任务,可以减少迈出思维的调整成本,提高工作效率。
5. 建立信息中心：
需要创建信息中心，汇总所有项目的进度、问题、资源和经验信息，建立管理档案。通过此系统可以掌握每个项目的整体情况和自己的工作重点，进行比较和选择，提高沟通协调效率。
假设你负责3个项目:项目a,项目b和项目c。
为有效管理多个项目,你决定建立项目信息中心,其内容可以包含:
1)项目进度:
项目时间表、关键里程碑进展等,用于掌握每个项目的整体进度。
项目a:需求阶段,将在下周完成 ；
项目b:开发阶段,本周完成核心模块开发 ；
项目c:测试阶段,上周完成系统测试,本周进行性能测试；
2)项目问题:
项目过程中遇到的各种问题,用于参考和协调解决。
项目a:需求不清晰,重新梳理中
项目b:核心算法未达要求,团队正在重新设计
项目c:测试环境网络不稳定,正在排查中
3)项目资源:
每个项目所需要的资金、人员、设备等资源状况。
项目a:还需增加2名开发人员
项目b:开发资金使用60%,还有40%未用
项目c:测试环境服务器性能不足,已申请更换
4)项目经验:
每个项目执行过程中的成功经验和教训,用于知识分享和管理水平提高。
通过建立此信息中心, 可以清晰全面地掌握每个项目的进展、问题、资源与经验,有助于项目之间的沟通协作和决策的制定。同时也便于发现多个项目之间的依存关系,采取积极主动的措施予以协调。这个信息中心也使你能够快速定位到任何一个项目的动态或细节,进行比较和分析。
信息汇总与共享是多项目管理的基石。建立信息中心有助于项目协同和管理决策,是进行有效监控与协调的关键。带着"掌握全局、关注细节"的思维,不断完善和利用信息中心,可以大幅度增强多项目管理的效率与效果。
6. 跨项目管理经验总结：
不断总结自己在跨项目管理过程中的成功与失败经验，精进多项目管理的技能，特别是时间管理、沟通管理和风险管理的能力，并将其用于后期的项目管理工作，从而不断提高自己的跨项目管理能力。
1）. 时间管理
在跨项目管时，如果没有优秀的时间管理技能，可能会导致时间的严重浪费，因此建议在项目中收集数据以了解与进度相关的变量。同时，可以使用gantt图或其他项目进度表来清晰地规划每个项目的时间线，为团队成员制定清晰的时间表。如果有团队成员出现时间管理问题，及时与其交流并协助解决，以保证项目的按时完成。
2）. 沟通管理
在跨项目管理中，好的沟通管理能力是至关重要的，需要建立一个透明的沟通渠道，保持不间断的沟通，了解每个项目的进度和问题。及时开展小组会议、展示团队成绩以及进行项目评估，以保证在整个项目期间能够确保沟通，帮助团队保持团结。
3）. 风险管理
跨项目管理中存在的风险要比单个项目管理更多。因此，要评估每个项目的风险，制定适当的风险管理计划并实施。对于跨项目共享的资源，应当建立相关文档以确保他们能在整个项目中管理。此外，要确保在整个跨项目管理周期中，采取正确的保险措施，以最大程度地减少风险。
4）. 经验总结
要不断总结自己在跨项目管理过程中的成功和失败经验，形成经验教训，以便在随后的项目中应用。应当开展一些项目报告和相关文档，记录分享实际经验，考虑一些成功的案例，以及了解失败的原因，并确保将这些经验用于下一轮管理工作。
7. 求助与协作：
在工作量较大或遇到问题难以解决的情况下，应及时求助相关人员，通过沟通和协作完成项目工作，并借鉴他人的管理经验，通过相互协作提高工作效率和质量。
分享给大家一些常用的求助方法：
1. 寻求超过自己专业水平的同事或外部专业服务的帮助。这有助于提供特殊技能或知识，并缩短完成特定任务的时间。
2. 询问前任或已具备相关经验的同事。这可以获得过去类似问题的独立意见和知识，并避免自己犯了同样的错误。
3. 向上级领导寻求指导。当任务过于复杂时，应将任务重点和工作时间提供给上级领导，并要求建议，让上级领导为提供指导和建议。
4. 参加团队会议或讨论。集体的智慧往往比个人更强，所以在团队中分享想法，邀请同事提供反馈和建议会很有帮助。它还可以提供获取额外支持或资源的机会。
5. 在公司或学校内寻觅志愿者帮助，例如，可以寻求帮助执行普通工作以节省时间，或是将某些任务委托给合适的人员。
6. 通过邮件、电话或在线通信，例如skype或微信等即时通讯工具寻求客户、ag凯发k8国际的合作伙伴、供应商的协作和帮助。这些工具方便我们随时与他们交流沟通，以节省时间并保持信息更新。
8. 定期自我复盘和反思：
定期检查个人的工作计划与进度，评估工作总体情况，发现问题并进行调整，特别关注项目间工作状态的均衡与协调，不断提高自己的多项目管理水平。自我审核不仅对跨项目管理的个人发现问题及时处理，同时对下一步管理工作的管控也有很大的帮助。
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