尽管本次会议的一项成果是使项目管理者获得定义项目章程中目标、目的和利益所必需的信息,但更重要的是,项目管理者不要在会议现场与项目负责人和相关管理高层一起撰写和完善这些内容。
在这次会议上，只需收集稍后完成此操作所需的必要信息即可。这些会议的最大目的是通过集思广益,共同创建一个符合每个相关管理高层需求的项目定义。
集思广益和共同创建项目定义,需要项目管理者进行积极主动的聆听。
由于此会议要求项目管理者事先对项目负责人的期望有深入的了解，因此在进行会议之前需要进行一些调研工作。这些调研工作最早始于项目伊始对项目负责人的访谈,并可能会持续到会议召开为止。这可能要求项目管理者与项目负责人就高层管理者利益攸关方的项目启动会议进行讨论，并探讨希望与项目负责人完成什么。
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